Blog

Goed bewaard geheim: online training kost teveel

Foto door tim, gepubliceerd onder cc licentie.

Online training wordt vaak gepresenteerd als het middel om te besparen op training. Maar zoals we dadelijk zullen onthullen, zijn de kosten voor het produceren en aanbieden van online training adembenemend. In vergelijking met ‘traditionele’ training bespaar je er geen cent mee. Ik vertel je hier straks hoe je wel kunt besparen op de kosten van online training. Hint: trainers hoeven niet vanaf nul te beginnen.

Ik geef je zelfs een link naar een kostenbesparings-calculator, onderaan dit artikel. Laten we echter eerst eens kijken wat online training precies is.

Wat is online training eigenlijk?

Online training is training die ondersteund wordt door online tools, of plaatsvindt via een website of mobiele applicatie (je weet wel, een app op je smartphone). Online training is er in twee smaken:

• synchrone online training: trainees en trainer zijn gelijktijdig aanwezig, maar niet op dezelfde plek (denk bijvoorbeeld aan een video conferentie of een webinar).
• asynchrone online training: trainees en trainer ontmoeten elkaar alleen in een online discussie-forum.

Bij asynchrone online training heeft de trainer meer een begeleidende rol tijdens wat in essentie een zelf-gestuurde training is. Trainees kunnen de training in hun eigen tijd volgen, bijvoorbeeld vanuit huis.

Foto door Jannes Pockele, gepubliceerd onder cc licentie.

Deze smaken kunnen natuurlijk ook worden gemixed. Je zou een datum kunnen plannen voor een video-conferentie bijvoorbeeld, terwijl je de eis toevoegt dat iedereen eerst een online test (quiz) voltooit. De meeste online trainingsplatformen ondersteunen zo’n eis. Het platform controleert simpelweg of je eerst de test hebt afgerond voordat je toegelaten wordt in de video-conferentie. Overigens wordt een online trainingsplatform meestal een elo genoemd, wat een afkorting is van elektronische leeromgeving.

Kosten van synchrone online training

In de kern zijn de kosten van synchrone online training beheersbaar en relatief goedkoop. Je hebt video conferencing software, of webinar software, nodig en die software vormt je voornaamste eerste kostenpost. Een webinar houdt in dat jij live aan het presenteren bent op video (via een website) terwijl je trainees jou volgen en commentaar of vragen intypen. Als je begint met webinars en video-conferenties is het waarschijnlijk goedkoper niet zelf de eigenaar te zijn van de software (en de bijbehorende servers of internet-computers) – tenzij je een heel groot bedrijf bent.

Kijk in plaats daarvan naar diensten als GoToWebinar en WebinarJam die starten rond de $ 468 en $ 497 per jaar, respectievelijk (GoToWebinar kent wat restricties op het aantal aanwezigen en presentatoren, maar biedt ook een maandelijks abonnement van $ 49 aan).

Foto door Natesh Ramasamy, gepubliceerd onder cc licentie.

In aanvulling op de aanschaf van de software moet je rekening houden met de kosten van het voorbereiden van de webinar, net zoals bij ieder ander type ‘live’ training. Die wijken niet veel af van je gebruikelijke voorbereidingstijd, voor een trainingssessie. We hebben een inschatting gezien waarbij een uur training neerkomt op 34 uur voorbereiding.

Hier volgen de kosten-posten voor een synchrone online training van 8 uur, e.g. een webinar, voor 20 trainees en 1 trainer – zoals afgezet tegen een ‘traditionele’ training (waarbij inbegrepen reiskosten, etc).

Een terzijde: een webinar van 8 uur zou veel te lang zijn, maar dit getal maakt het makkelijker om de kosten te vergelijken met een traditionele trainingssessie, die doorgaans 4 – 8 uur duurt.

Wat is de optelsom hierbij?

Geweldig, je kunt meer dan € 9000 besparen (€ 35.400 – € 26.050 = € 9.350) op reiskosten en dergelijke, met behulp van synchrone online training. Dit houdt in dat synchrone online training een echte besparing vormt ten opzichte van een ‘traditionele’ trainingssessie. Laten we ’s naar de andere smaak online training kijken.

Kosten van asynchrone online training

Bij asynchrone online training, zoals een zelf-gestuurde online trainingsmodule, zijn de initiële kosten veel hoger, maar de kosten voor het geven van de training zouden veel lager moeten zijn. Sterker nog, als trainees kunnen worden overgehaald om de training in hun eigen tijd te volgen, zijn de kosten voor het geven van de training praktisch nul. Als je een trainer bent en je maakt je hier zorgen over, lees dan de blog-post Halveer je trainingssessie en ontdek hoe je online training in jouw voordeel kan gebruiken).

Foto door Andrea Schaffer, gepubliceerd onder cc licentie.

Online trainingsmaterialen kunnen bovendien ook gebruikt worden als documentatie, naslagwerk, en check lists. Er zijn zelfs nog meer voordelen bij dit type online training, maar voor de kostenraming zullen we ‘t simpel houden en daar niet op ingaan.

In deze tabel is het verschil in uurloon tussen ‘traditionele’ trainers en ‘asynchrone online trainers’ (i.e. e-learning ontwerpers) heel opvallend. En het verschil in ontwikkeltijd voor 1 uur traditionele training versus 1 uur asynchrone online training is opnieuw significant.

Laten we de optelsom doen en kijken wat dat onder de streep betekent.

Wacht ’s even, zou online training geen kosten moeten besparen? Jawel, en dat doet het ook, vooropgesteld dat:

• trainees de online training in hun eigen tijd volgen;
• je de ontwikkelkosten over een groot aantal trainees kunt uitsmeren
• de online training gedurende een langere periode wordt (her)gebruikt

Maar wat nou als je de kosten van asynchrone online training drastisch zou kunnen verminderen? Wat als je online training tegen dezelfde kosten zou kunnen ontwikkelen als ‘traditionele’ training?

Trainers aan de macht

Foto door Jannes Pockele, gepubliceerd onder cc licentie.

Ik denk dat trainers zeer professionele mensen zijn, die heel goed in staat zijn om hun eigen online training te ontwikkelen. Sterker nog, ik weet dat ze dat zijn, want ik heb ‘t ze zelf zien doen. Laat trainers dus de rol overnemen van e-learning ontwikkelaars, de mensen die normaal gesproken aan de touwtjes trekken bij de online training.

Ik weet ook dat je geen compleet productie-team nodig hebt om videos te maken en interactieve activiteiten te creëren. Tegenwoordig zou je 1 uur online training moeten kunnen ontwikkelen met dezelfde middelen als wanneer je 1 uur traditionele training ontwikkelt. Koop een fatsoenlijke camera, microfoon en een elo-abonnement (elektronische leeromgeving – je online trainingsplatform) en je hebt de meeste initiële kosten te pakken.

En tot slot hebben trainers als voordeel dat ze niet vanaf nul hoeven te beginnen bij het ontwikkelen van online training. Ze hebben hun eigen ‘traditionele’ trainingsmaterialen al. Als trainer kan je bijvoorbeeld je powerpoints omzetten naar video’s met een voice-over.

Zo ziet dat er uit in getallen als trainers hun eigen online training maken:

Okay, laten we kijken wat dit onder de streep betekent.

Foto door Vinoth Chandar, gepubliceerd onder cc licentie.

Hiermee bespaar je bijna € 10.000. Als werknemers de training in hun eigen tijd volgen, zijn de besparing zelfs nog spectaculairder: meer dan € 21.000 (€ 35.400 – € 13.700 = € 21.700).

Samenvattend is een online training een echte kostenbesparing als je de ontwikkelingskosten tot een minimum kunt beperken. Tegenwoordig kan je dat doen als je een goede kwaliteit, maar toch betaalbare hardware aanschaft (zoals een recente camera en microfoon) en makkelijk te gebruiken software zoals een elektronische leeromgeving (elo), die specifiek voor trainers is gemaakt. Met deze tools kan je jouw bestaande trainingsmaterialen gebruiken om een aansprekende online trainingservaring te creëren.

Bronnen

• Estimating Costs and Time in Instructional Design
• Does e-learning save money?
• Online Training Cost Savings Calculator (Google spreadsheet, eerst kopiëren voordat je gegevens kunt wijzigen)
• Online Training Cost Savings Spreadsheet (MS Excel)