Blog

Compliance Training Tips

Foto door the_tahoe_guy, gepubliceerd onder cc licentie.

Compliance training kan heel vervelend zijn voor trainees. Ze worden geacht op te komen dagen en een cursus uit te zitten over stof die ze allang beheersen. Of ze doen de training online maar het blijkt een klikcursus te zijn waarbij je telkens op de “Volgende”-knop moet drukken.

Maar zo hoeft het niet te gaan. Hier zijn een paar tips om compliance training goed te geven, op een manier die alle betrokkenen tevreden stemt: je trainees, de organisatie en de trainer.

Wat heb ik er aan?

Als allereerste moet je de vraag “Wat heb ik er aan?” beantwoorden voor trainees. Laat zien dat de compliance training relevant is. Bereid de training voor door nieuwsberichten op te sturen, een paar weken van tevoren, over het onderwerp van de training.

Gaat de training bijvoorbeeld over de naleving van voedsel- en hygiëne-wetgeving, stuur dan nieuwsberichten waar dingen spectaculair verkeerd gingen omdat de regelgeving werd genegeerd. Verkeerd als in de hele tent was aan het kotsen. Sorry dat ik het zo plastisch uitdruk, maar dit toont de kracht van voorbeelden aan. Dit specifieke voorbeeld laat zien dat veiligheidsmaatregelen rondom voedsel en hygiëne relevant zijn. Het geeft het signaal aan de werknemer “jouw acties hebben consequenties”.

Houd er rekening mee dat het bedrijf dat opdracht geeft tot de compliance training zelf ook een verantwoordelijkheid heeft. Als het management de naleving niet afdwingt, of laks gedrag tolereert, dan kunnen tien compliance trainingen nog geen verandering brengen in het gedrag van de arbeidskrachten. Eigenlijk zou het management aan alle werknemers duidelijk moeten maken dat je baan op het spel staat als je de compliance training niet serieus neemt.

Geef eerst een toets

Foto door Carl Milner gepubliceerd onder CC licentie

Geef je trainees de mogelijkheid om een ‘absolverende toets’ af te leggen: slaag je voor de toets, dan hoef je training niet meer te doen. Als trainer kan het lijken alsof deze strategie je minder werk oplevert binnen een specifieke organisatie. Maar door je reputatie als geld-bespaarder word je vaker ingehuurd en andere organisaties zal het ook ter ore komen. En als jij als trainer in dienst bent bij een organisatie (je bent er werknemer), dan ben je de held van de dag omdat je de organisatie veel geld bespaard hebt.

Laten we een grote organisatie als voorbeeld nemen die werknemers de hele cursus laat uitzitten voordat ze bij de feitelijke compliance toets aankomen. Zelfs als ze dus alles al weten, moeten ze de hele training volgen. Het hoeft geen betoog dat dit niet alleen demotiverend is, maar ook werkuren verspilt. Als ieder verloren uur begroot wordt op €50 en 20.000 werknemers volgen de training zonder echte noodzaak, dan houdt dat een verlies in van €1.000.000!

Serveer het stukje bij beetje

Foto door Jo Naylor gepubliceerd onder CC licentie

Als je werkzaam bent in een branche waar de regelgeving vaak verandert, waarom zou je dan een jaar wachten voordat je iedereen conform de wet traint en certificeert? Maak een mini online training telkens als er een nieuw stuk regelgeving ingevoerd wordt. Presenteer een aantal cases en scenario’s, voer de theorie op en laat alle werknemers een toets afleggen aan het einde van de mini-training. Vervolgens geef je aan het eind van het jaar (of wanneer het huidige certificaat dan ook afgelopen is) iedereen de optie om de ‘absolverende toets’ af te leggen. Zodat ze niet per se meer de hele compliance training hoeven te volgen, die nu ieder nieuw stuk regelgeving bevat alsmede de ongewijzigde inhoud.

Deze benadering heeft twee voordelen:

1. Je trainees hoeven niet alles in één keer te behappen. Als je het stukje bij beetje aanvoert, beklijft het ook beter. Voor nog betere retentie volg je op met email of sms-herinneringen, quizjes en nieuwsberichten.
2. Als je tot actie overgaat zodra de nieuwe regelgeving ingevoerd is, zijn je werknemers onmiddellijk up-to-date, wat jouw organisatie een concurrentie-voordeel kan bieden, zeker als klanten ook getroffen worden door de nieuwe regelgeving en er vragen over gaan stellen die jouw trainees geacht worden te beantwoorden.