Blog

3 Tips voor meer vervolgtrainingen

Als trainer kan je je effectiviteit aantonen door het vaardigheidsniveau voor en na de training te meten. Maar hoe zorg je ervoor dat de verworven vaardigheden uit de training ook daadwerkelijk op de werkvloer worden toegepast? Dit issue staat ook bekend als ‘transfer of training’. Vervolgtrainingen zijn een manier om met dit issue om te gaan.

Iedere organisatie die trainingen verzorgt voor medewerkers doet dat omdat men de interne behoefte erkent om de resultaten van die medewerkers te verbeteren. Daarom krijgen trainers de opdracht om de vaardigheden en kennis te verbeteren en daarmee – uiteindelijk – het gedrag van het personeel te veranderen. Mensen zijn echter gewoontedieren. Om gedrag te veranderen helpt een enkele training niet.

In plaats daarvan zou een training opgevolgd moeten worden door diverse inslijt-strategieën. In aanvulling op de traditionele vervolgtraining, waar we zo op terugkomen, kunnen we nu ook technologie toepassen om te getrainde vaardigheden en kennis te versterken:

• Mini-interventies: samenvattende emails en testjes geschikt voor mobile learning.
• Discussies met collega’s op een forum, aangemoedigd door de trainer en mentoren op de werkvloer.
• Online trainingen die als opfriscursus dienst doen – elektronische leeromgevingen (elo’s) zijn geschikt voor dit doel.

Maar een vervolgtraining zou natuurlijk het beste zijn. Hoe maak je bij de organisatie dus de noodzaak van vervolgtrainingen duidelijk?

1. Neem regelmatig een formele test af (bijvoorbeeld jaarlijks).
2. Reik certificaten uit.
3. Gebruik competency management.

Neem formele test af

Photo Credit: Thomas Hawk via: imager.io, cc

Om te kijken of een individuele medewerker überhaupt aan een vervolgtraining mee moet doen, kan je besluiten om een formele test af te nemen, bijvoorbeeld één keer per jaar. Als de trainees door de test heen komen, mooi, dan hoeven ze de opfriscursus niet te doen. In de meeste elektronische leeromgevingen (elo’s) wordt dit proces op één of andere manier gefaciliteerd. In bijvoorbeeld Moodle kan je trainees inschrijven voor een online trainingsessie (‘cursus’ genoemd in Moodle) die simpelweg de test bevat. Als ze door de test heenkomen, wordt een andere cursus, die de feitelijke inhoud van de echte training bevat, op ‘voltooid’ gezet. En anders moeten ze de echte training nogmaals volgen.

Een regelmatige testafname bespaart de organisatie onnodige vervolgtraining. De trainers scheppen daarmee vertrouwen en dat vergroot dat kans dat ze ingezet worden bij andere trainingssessies. Op een enigszins omslachtige manier krijg je dus als trainer uiteindelijk meer vervolgtrainingen te doen (voor die andere trainingssessies).

Als er op dit moment nog helemaal geen vervolgtraining plaatsvindt, dan is de introductie van een formele testafname een uitstekende manier om ook met vervolgtrainingen te starten.

Reik certificaten uit

Certificering kan je het beste inzetten als je al weet dat vervolgtraining absoluut vereist is. Dit kan het geval zijn als je aan wettelijke eisen moet voldoen (‘compliance training’). Reik certificaten uit met een expliciete verloopdatum. Waarschuw het betreffende personeel als de verloopdatum nadert.

Hoe maak je certificaten? Op dezelfde manier als bij een mail merge: verzamel de gegevens (naam van de trainee, naam van de training, geldigheidsduur van certificaat, etc.) in een database (bijvoorbeeld MS Access) of een spreadsheet en koppel die aan je tekstverwerker. Voer vervolgens de mail merge uit met een toepasselijk vormgegeven sjabloon.

Het alternatief is dat je de certificeringsmogelijkheden van je elo (elektronische leeromgeving) benut. In Moodle is er bijvoorbeeld een certificaat-module beschikbaar die gebruikers hun eigen certificaat laat downloaden (als pdf-document) op het moment dat ze hun trainingssessie voltooid hebben.

Certificaten impliceren dat de kennis en vaardigheden van medewerkens mettertijd verouderd raken. Als bijvoorbeeld de inhoud van een training regelmatig aangepast wordt om de veranderende praktijk op de werkvloer te volgen, dan is het certificaat een instrument om ervoor te zorgen dat iedereen op tijd hertraining krijgt voordat z’n vaardigheden en kennis volledig verouderd zijn.

Als je echter te maken hebt met situaties waarin weinig verandert, dan is het praktischer om alleen de hierboven besproken formele testafname toe te passen. Dan hertrain je alleen medewerkers die tekort schieten op bepaalde gebieden.

Gebruik competency management

Competency management legt vast welke vaardigheden vereist zijn onder het totale personeelsbestand, gegeven de doelen van de organisatie. Als een bedrijf bijvoorbeeld een nieuwe markt betreedt, moeten ze misschien nieuw personeel inhuren, of het huidige personeel hertrainen. Als competency management goed uitgevoerd wordt, maakt het ook duidelijk, zij het vaak alleen indirect, welke trainingsvereisten er zijn.

Daarom moeten trainers altijd om toegang verzoeken tot de competency management software binnen de organisatie (indien die überhaupt gebruikt wordt natuurlijk). Op z’n minst zouden ze regelmatig (minimaal één keer per jaar) overleg moeten hebben met het management om erachter te komen wat de doelen van de organisatie zijn. De uitkomst van dit overleg zou een lijst moeten zijn met nieuwe trainingen. Maar het zou ook duidelijk moeten zijn waar vervolgtrainingen nodig zijn. Als een bedrijf bijvoorbeeld besluit om klantgerichter te gaan werken, dan zou een vervolgtraining op dit terrein vroeger dan gepland kunnen plaatsvinden.