Blog

Geef je training-evaluaties een stroomstoot

Foto door John Fowler, gepubliceerd onder CC.

Wat is jouw doel binnen de organisatie? Waarom huren ze jou in om hun mensen te trainen? Uiteindelijk is dat om de doelstellingen van de organisatie te bevorderen. Die doelstellingen kunnen heel divers zijn, van meer winst maken (bijvoorbeeld binnen een commerciële ondernemening) tot mensen in nood beter helpen (bijvoorbeeld door het verstrekken van humanitaire hulp).

Maar hoe weet je of jouw trainingen per saldo echt bijdragen aan het eindresultaat? Je evalueert je trainingsresultaten met het oog op de voorgenoemde doelstellingen van jouw klant. Met de komst van het het wereldwijde web, en recentelijk mobiel internet, is dit een stuk makkelijker geworden.

Niet alleen heb je nu volledig geautomatiseerde toetsen om de effectiviteit van je training te meten, maar je kunt ook betere instrumenten gebruiken voor de ‘transfer van training’. Dat wil zeggen, je kunt testen of je trainees de nieuw verworven kennis en vaardigheden toepassen op de werkvloer. Maar voordat we daar op ingaan, kijken we eerst naar de stappen die er benodigd zijn om je training-evaluaties een stroomstoot te geven.

1. Ten eerste moet je de doelstellingen van de organisatie achterhalen. Als het management, of de klant, niet bereid is om die informatie met jou te delen, vraag ze dan: Hoe kan ik jouw helpen bij het behalen van je doelstellingen door een effectieve training te ontwerpen, als ik niet weet waar jij op mikt? Dit is ook het moment voor het management om een nulmeting te verrichten: hoe doet de organisatie het op dit moment, m.b.t. de doelstellingen?
2. Vertaal de doelstellingen van de organisatie naar werknemers-competenties. Wat worden de werknemers geacht te weten of te doen en welke vaardigheden hebben ze daarvoor nodig? Raadpleeg ook de werknemers zelf. Vraag de werknemers “Wat moet je leren om je werk nog beter te kunnen doen?” Gebruik een geautomatiseerde enquête om die informatie te verzamelen, maar ontlok de antwoorden via open vragen.
3. Meet het gat tussen de vereiste competenties en de huidige vaardigheden- en kennisniveaus. Dit behelst dat je eerst meetinstrumenten ontwikkelt, zoals assessments, toetsen en 360 graden feedback.
4. Als je eenmaal de norm vastgelegd hebt, en de huidige afwijking van de norm (om het maar eens zo te stellen), ben je klaar om je training te ontwerpen. Je training zou er op gericht moeten zijn om het gat tussen de vereiste competenties en het huidige niveau van kennis en kunde te dichten. Houd wel in gedachten dat je trainees, als groep, kunnen beschikken over verschillende niveaus van competenties. Idealiter is je training dus adaptief van aard en richt die zich op de individuele behoeften van de trainee. Online training is hier heel geschikt voor, maar misschien niet toepasbaar voor meer praktische trainingen.
5. Voer de feitelijke training uit. Begin met refereren aan de input die je gekregen hebt van de werknemers toen je ze vroeg wat ze wilden leren. Aan het einde van de training gebruik je een geautomatiseerde enquête om de training te evalueren.
6. Evalueer het leren en gedrag. Hebben de trainees feitelijk nieuwe vaardigheden en kennis verworven? Passen ze hun nieuw verworven competenties toe op de werkvloer?
7. Evalueer of de doelstellingen van de organisatie gerealiseerd zijn. In stap 1 is de nulmeting verricht. Vraag enige tijd na de training aan het management of er een merkbare verbetering is opgetreden. Is er sprake van een rendement op de investering die voor deze training gedaan is?

Geef je evaluatieniveaus een stroomstoot

Foto door ed ouimette, gepubliceerd onder CC.

Heb je Kirkpatricks 4 evaluatieniveaus herkend in de bovenstaande lijst? Als je niet bekend bent met zijn werk op dit gebied: het is een taxonomie van criteria (niveaus) om training te evalueren. Hier is een kort overzicht van de evaluatieniveaus:

1. Reactie: hoe wordt de training ontvangen? Gebruik een enquête om hier achter te komen.
2. Leren: wat hebben trainees geleerd? Gebruik een gedegen online toets om die vraag te beantwoorden.
3. Gedrag: passen ze hun nieuw verworven vaardigheden en kennis toe op de werkvloer?
4. Resultaten: behaalt de organisatie zijn doelstellingen dankzij de training?

Niveaus 1 en 2

Niveaus 1 en 2 (reactie, leren) zijn traditioneel de makkelijkste evaluatieniveaus. Je kunt pen en papier gebruiken om de gegevens te verzamelen. Een elo (elektronische leeromgeving, ook wel lms – learning management system – genoemd) heeft als voordeel dat de gegevens gecombineerd kunnen worden met andere opties. Als bijvoorbeeld een online toets (niveau 2) aantoont dat de vaardigheden van een trainee te wensen over laten, kan de elo onmiddellijk aanvullende online training aanbieden om het probleem te verhelpen. Als alle trainees het slecht doen op deze toets, moet je natuurlijk eerst nog eens heel goed naar je training-ontwerp kijken.

Evaluatieniveau 3

Traditioneel vindt evaluatie van niveau 3 (hoe wordt de training toegepast op de werkvloer?) plaats door de manager te laten vragen: “Herinner je je die training nog waar je een paar maanden geleden naartoe ging? Pas je die toe in je werk en zo ja, geef me dan een voorbeeld.” Of, formeler, door assessments te doen.

Hier zijn een paar aanvullende ideeën, mogelijk gemaakt door het web, en gemakkelijk gemaakt door mobiele apparaten:

• Geautomatiseerde 360 graden feedback: stuur berichten uit naar andere werknemers dat ze online feedback formulieren in moeten vullen voor hun collega. Hetzelfde geldt voor andere vormen van assessment: zet ze online, dat maakt het makkelijker om de gegevens te verwerken.
• Online interactieve training: plaats de theorie achter de training online (dit is niet van toepassing op sommige praktische trainingen). Laat de deelnemers zich voorbereiden op de face-to-face sessies door ze online uit te nodigen en ze te wijzen op de online documentatie en interactieve training. Na de training houd je bij wat het gebruik is van de interactieve online training. Dit geeft je een indicatie of trainees echt proberen om de training op de werkvloer toe te passen.
• Online werk-gerelateerde instrumenten: bied instrumenten aan om de gewenste gedragswijziging te ondersteunen; meet het gebruik van die instrumenten. Neem een sales presentatie als voorbeeld. Om deelnemers te trainen voor een sales presentatie heeft de trainer een checklist gemaakt. Plaats die checklist weer online. Maak er een makkelijk bereikbaar instrument van en houd bij wie de checklist gebruikt en hoe vaak.
• Faciliteer interne training (peer training): bied instrumenten aan om informatie te verspreiden onder collega’s. Dragen je trainees hun kennis en kunde over aan collega’s, terug op de werkvloer? Houd de gegevens bij om het lange termijn succes te meten.

Evaluatieniveau 4

Foto door Ken, gepubliceerd onder CC.

Niveau 4 evalueert of de training het behalen van de doelstellingen van de organisatie versterkt of bewerkstelligt. Dit is eigenlijk de taak van het management maar het zou jou als trainer ook minstens ten dele moeten interesseren. Namelijk voor wat betreft de vraag of de investering in de training z’n rendement oplevert.

Tot slot is het handig om te weten dat er competentie-management software bestaat. Dit is een instrument om bij te houden welke competenties een werknemer heeft. Sommige elo’s (elektronische leeromgevingen, ook wel lms of learning management system genoemd) bieden die optie eveneens aan. Het is makkelijker om het succes van de organisatie in verband te brengen met de kennis en vaardigheden van de werknemers met behulp van competentie-management software.