Blog

Saaie dingen automatiseren met je ELO

Plannen, roosteren, en intake-formulieren opstellen is net zo’n huishoudelijk klusje als de vuilnis buiten zetten. Je moet het wel doen, anders krijg je de wind van voren van je wederhelft. Of je training loopt in de soep.

Helaas zijn er nog geen huishoudrobots die de vuilnis buiten zetten

Helaas is daar geen oplossing voor. Er is geen huishoudrobot die je afval in de vuilnisbak propt en die dan op straat zet op de juiste dag (was het nou maandag of dinsdag, ik vergeet dat altijd).

Hoewel, voor de administratie van je trainingsessies kan je altijd een online trainingsomgeving gebruiken (ofwel een elektronische leeromgeving, afgekort als elo). Een elo biedt verschillende instrumenten om vervelende administratieve klusjes te verlichten. Die instrumenten zijn:

• Gebruikersprofiel
• Intakeformulier
• Bulk email

Gebruikersprofiel

Iedere elo die ik ken, biedt een gebruikersprofiel waar deelnemers hun naam, functie en activiteiten kunnen invullen en zichzelf kunnen introduceren met een kort verhaal. En waar ze misschien zelfs een foto uploaden. Al met al is dit informatie die absoluut niet specifiek is voor de training die ze gaan volgen. Wat ons brengt bij het intakeformulier.

Intakeformulier

Je gebruikt het intakeformulier om gegevens van de deelnemer te verzamelen die doorgaans te maken hebben met de training. Een elo zorgt ervoor dat je die gegevens niet hoeft te scannen, copy-pasten of, nog erger, zelf intypen. Zou je bovendien behoefte hebben aan simpele statistische analyses (bijvoorbeeld de gemiddelde leeftijd of zoiets) dan bieden de meeste elo’s die mogelijkheid.

Bulk email

Vervelend werk: data invoer

Als je eenmaal de emailadressen van alle deelnemers verzameld hebt (via het gebruikersprofiel) kan je een bericht sturen aan iedereen of een uitgekozen groep deelnemers. Dat is handig bij het mededelen van wijzigingen in de planning of het versturen van welkomstboodschappen.

Hier volgt hoe trainingsbureau Reframe de bovenstaande instrumenten gebruikt om een hoop vervelend papierwerk en handmatige data-invoer overbodig te maken.

Casus: zelf-registratie voor online training

Trainingsbureau Reframe is gespecialiseerd in leren omgaan met agressie. Ter voorbereiding van hun trainingsessies maakten ze altijd gebruik van papieren intakeformulieren. De ingevulde gegevens werden handmatig verwerkt.

Op een bepaald moment zijn ze de elektronische leeromgeving Moodle gaan gebruiken om de intakeformulieren online te zetten. Maar ze hadden nog steeds veel handmatige verwerking te doen: het registreren van de deelnemer als gebruiker in Moodle en deze toevoegen aan de cursus die het online intakeformulier bevat.

Voor de volledigheid: er is een optie in Moodle om deelnemers zichzelf te laten aanmelden. Maar die optie werd niet veilig genoeg geacht, omdat iedereen die het internet adres kent (de url) zich kan aanmelden, niet alleen trainingsdeelnemers.

Het is ook nog zo dat een deelnemer, eenmaal aangemeld als gebruiker, zich nog moet inschrijven voor een specifieke online training binnen Moodle (Moodle kan meerdere online trainingen tegelijk bevatten). Reframe gebruikt Moodle voor veel klanten, dus aan deelnemers vragen zichzelf in te schrijven was geen optie. Dat zou betekent hebben dat de trainees van de ene klant zich ook konden inschrijven voor een training van een andere klant (hoewel daar een oplossing voor is in de vorm van Moodles “cursussleutel”).

 Voucher-gebaseerde registratie

Wij hebben een oplossing geboden op basis van het concept voucher. Als deelnemer krijg je een voucher voor een specifieke online training. Als je de Reframe elo voor de eerste keer bezoekt, gebruik je de voucher code om je aan te melden als nieuwe gebruiker. Dit houdt simpelweg in dat je het formulier voor het gebruikersprofiel invult, inclusief zelf te kiezen gebruikersnaam en wachtwoord.

Als je eenmaal aangemeld bent als nieuwe gebruiker, wordt je automatisch ingeschreven bij de juiste online training. Het behoeft geen vermelding dat dit Reframe heel veel tijd en administratieve kosten bespaart.

Niet zo geweldig als een huishoudrobot, maar wel heel bruikbaar.